Automatisierung

Prozesse automatisieren

Wiederkehrende Abläufe verbinden und manuelle Arbeitsschritte reduzieren.

Prozessautomatisierung steuert Aufgaben, Daten, Freigaben und Übergaben zwischen Mitarbeitenden und bestehenden Systemen.

Automatisierungspotenzial prüfen

Was ist Prozessautomatisierung?

Prozessautomatisierung verbindet wiederkehrende Aufgaben, Daten und Systeme zu einem definierten Workflow. Einzelne Schritte werden automatisch ausgelöst, geprüft, weitergeleitet oder dokumentiert.

Klare Entscheidungsgrundlage

Vor der Umsetzung wird geprüft, welche Prozessschritte notwendig sind, wo Vereinfachungen möglich sind und welche Entscheidungen bei Mitarbeitenden verbleiben müssen. So wird nur automatisiert, was fachlich sinnvoll und technisch kontrollierbar ist.

Ausgangslage

Manuelle Übergaben verursachen Verzögerungen, Fehler und unnötige Abstimmung.

Viele wiederkehrende Prozesse bestehen aus doppelten Eingaben, manuellen Weiterleitungen, Rückfragen und verzögerten Freigaben. Informationen werden zwischen unterschiedlichen Anwendungen übertragen, Bearbeitungsstände bleiben unklar und einzelne Schritte hängen von manueller Koordination ab. Dadurch entstehen längere Durchlaufzeiten, uneinheitliche Abläufe und vermeidbare Fehler.

doppelte Dateneingaben
manuelle Weiterleitungen
verzögerte Freigaben
uneinheitliche Abläufe
fehlende Statusübersicht

Leistungsumfang

Von der Prozessaufnahme bis zum produktiven Workflow.

Die Automatisierung wird auf den bestehenden Ablauf, die eingesetzten Systeme und die erforderlichen Kontrollpunkte abgestimmt. Prozessschritte, Regeln, Datenflüsse, Ausnahmen und Verantwortlichkeiten werden vor der technischen Umsetzung gemeinsam betrachtet.

ProzesseReihenfolge und Abhängigkeiten
Aufgabenmanuelle und wiederkehrende Tätigkeiten
DatenQuellen, Formate und Übertragungen
SystemeSoftware und Schnittstellen
RegelnBedingungen und Ausnahmen
KontrolleFreigaben und Verantwortlichkeiten

Konzeption

Prozess erfassen
Engpässe bestimmen
Regeln definieren
Ausnahmen festlegen
Schnittstellen prüfen

Umsetzung

Workflow entwickeln
Systeme verbinden
Freigaben einrichten
Fehlerfälle absichern
Ablauf testen

Module

Module des Workflows

Acht Schritte für einen kontrollierten automatisierten Ablauf.

Die tatsächlichen Module richten sich nach Prozess, Datenlage und beteiligten Systemen. Automatische Bearbeitung, menschliche Kontrolle und geregelte Ausnahmebehandlung können innerhalb eines Workflows kombiniert werden.

AuslöserEin Ereignis, eine Eingabe oder ein festgelegter Zeitpunkt startet den Prozess.
DatenerfassungBenötigte Informationen werden aufgenommen oder aus angebundenen Systemen abgerufen.
PrüfungDaten werden auf Vollständigkeit, Format und definierte Bedingungen geprüft.
VerarbeitungInformationen werden umgewandelt, ergänzt, vereinheitlicht oder einem Vorgang zugeordnet.
EntscheidungFestgelegte Regeln bestimmen den nächsten Bearbeitungsschritt.
SystemaktionDaten werden übertragen oder freigegebene Aktionen in Anwendungen ausgeführt.
ÜbergabeFreigaben, Ausnahmen und unklare Fälle werden an die zuständigen Personen geleitet.
DokumentationErgebnisse, Bearbeitungsstände und ausgeführte Prozessschritte werden protokolliert.

Anwendung

Automatisierbare Abläufe finden sich in nahezu allen Unternehmensbereichen.

Besonders geeignet sind häufig wiederkehrende Prozesse mit klaren Auslösern, digitalen Informationen und nachvollziehbaren Bearbeitungsregeln. Daten, Aufgaben, Systeme und Freigaben werden dabei zu einem verbundenen und kontrollierbaren Workflow zusammengeführt.

Angebotsprozesse
Rechnungsverarbeitung
Freigabeworkflows
Datenübertragung
Lead-Verarbeitung
Dokumentenablage
Aufgabensteuerung
Berichterstellung
Kunden-Onboarding
interne Verwaltung

Ergebnis

Was damit möglich wird

Aus einzelnen manuellen Schritten entsteht ein verbundener Workflow.

Informationen werden nach festgelegten Regeln geprüft und weitergeleitet. Bearbeitungsstände bleiben nachvollziehbar, während Freigaben und notwendige menschliche Entscheidungen als feste Kontrollpunkte erhalten bleiben.

manuelle Dateneingaben

verbundene Systeme

unklare Übergaben

automatische Weiterleitung

lange Wartezeiten

definierte Prüfungen

fehlende Statusinformationen

transparente Bearbeitungsstände

wiederkehrende Fehler

kontrollierte Ausnahmebehandlung

Nutzen

Ihr konkreter Nutzen

Wiederkehrende Abläufe werden schneller und verlässlicher bearbeitet.

Automatisierung reduziert manuelle Routine, ohne notwendige Kontrolle oder bestehende Zuständigkeiten aufzuheben. Aufgaben und Informationen werden einheitlich verarbeitet und ohne unnötige Zwischenschritte weitergeleitet.

Weniger AufwandWiederkehrende Arbeitsschritte werden automatisch ausgeführt.
Kürzere DurchlaufzeitenAufgaben und Informationen werden direkt an den nächsten Prozessschritt weitergeleitet.
Weniger FehlerDaten werden nach festgelegten Regeln und Formaten geprüft und verarbeitet.
Klare TransparenzStatus, Übergaben, Freigaben und Ergebnisse bleiben nachvollziehbar.
Bessere SkalierungSteigende Vorgangsmengen verursachen weniger zusätzliche Routinearbeit.

Abschluss

Prozesse prüfen

Erkennen Sie, welche Abläufe sinnvoll automatisiert werden können.

Die Potenzialanalyse zeigt geeignete Prozesse, notwendige Voraussetzungen, vorhandene Systemabhängigkeiten und einen realistischen Einstieg in die Automatisierung.

Kostenlose Potenzialanalyse starten Leistungen ansehen

FAQ

Häufige Fragen

Die wichtigsten Informationen zu Prozessen, Systemen und Kontrolle.

Der Umfang richtet sich nach Prozesskomplexität, vorhandenen Schnittstellen, Datenquellen und erforderlichen Freigaben.

Muss der Prozess bereits dokumentiert sein?

Nein. Der bestehende Ablauf kann zunächst gemeinsam erfasst und strukturiert werden.

Welche Prozesse eignen sich?

Vor allem wiederkehrende Abläufe mit klaren Regeln, digitalen Informationen und nachvollziehbaren Ergebnissen.

Können bestehende Systeme verbunden werden?

Ja, sofern geeignete Schnittstellen oder andere technisch kontrollierbare Zugriffsmöglichkeiten bestehen.

Muss jeder Schritt automatisiert werden?

Nein. Manuelle Prüfungen, Freigaben und fachliche Entscheidungen können gezielt erhalten bleiben.

Was passiert bei Fehlern?

Fehlerfälle werden erkannt, protokolliert und nach festgelegten Regeln erneut verarbeitet oder an zuständige Personen übergeben.

Können Freigaben integriert werden?

Ja. Freigabeschritte lassen sich als feste Kontrollpunkte in den Prozess einbauen.

Ist KI immer erforderlich?

Nein. Viele Prozesse lassen sich mit klassischer Workflow-Automatisierung zuverlässiger und wirtschaftlicher umsetzen.

Kann ein Workflow später erweitert werden?

Ja. Weitere Schritte, Regeln, Datenquellen und Systeme können ergänzt werden.