Büropaket

Eine Anmeldung statt vier Programme – kein Datensalat.

Für kleine und mittlere Betriebe mit einem klassischen Büroalltag: Posteingang, Bewertungen, internes Wissen, Onboarding.

Vier Handgriffe, die im Büroalltag jeden Tag anfallen – in einem Programm, das Ihnen gehört. Eine Anmeldung, eine Oberfläche, eine Datenbank. Keine vier Programme, kein Datensalat.

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Was ist das Büropaket?

Ein fertiges Programm für Posteingang, Bewertungsanfragen, internes Wissen und Onboarding-Checklisten. Jede Nachricht bekommt sofort eine Kategorie und eine Dringlichkeit, jede Zuordnung lässt sich mit einem Klick korrigieren.

Ihnen gehört das Werkzeug

Software und Daten liegen in Ihrer eigenen, getrennten Instanz auf Ihrem eigenen kleinen EU-Server in Deutschland. Kein zentraler Dienst eines Anbieters, keine geteilte Datenbank.

Die Software läuft auch ohne den Anbieter weiter. Auf Wunsch übernimmt der Anbieter per Servicevertrag die Aktualisierungen.

Ausgangslage

Sortieren, nachfassen und nachfragen kostet jeden Tag Zeit.

Der Posteingang wird von Hand vorsortiert, bevor die eigentliche Arbeit beginnt. An Bewertungsanfragen denkt niemand, internes Wissen steckt in Köpfen, und beim Onboarding fehlt am Ende doch eine Unterlage.

Posteingang von Hand sortieren
vergessene Bewertungsanfragen
Wissen in Köpfen
wiederkehrende Rückfragen
fehlende Unterlagen
verteilte Programme

Leistungsumfang

Einrichtung und laufender Betrieb.

Die Einrichtung übernimmt der Anbieter vollständig, einschließlich Postfachabruf und Bewertungsprofil. Danach entscheiden Sie, ob der Servicevertrag weiterläuft.

In der Einrichtung

Server aufsetzen
Domain und TLS
E-Mail-Versand
Postfachabruf
Bewertungsprofil
Benutzerkonten
Einweisung Ihres Teams

Im Servicevertrag

Sicherheitsaktualisierungen
Funktionsaktualisierungen
Fehlerbehebung
Unterstützung per E-Mail

Module

Module des Büropakets

Vier Handgriffe aus dem Büroalltag.

Alle vier laufen in derselben Anwendung, auf derselben Datenbank und mit getrennten Zugängen für Chef, Leitung und Mitarbeitende.

PosteingangEingehende E-Mails und Nachrichten werden automatisch nach Kategorie – Anfrage, Auftrag, Rechnung, Termin, Reklamation, Bewerbung, Lieferant, Sonstiges – und nach Dringlichkeit einsortiert.
BewertungenNach einem abgeschlossenen Auftrag eine freundliche Bitte um eine Bewertung, bei Bedarf einmal nachgefasst, mit Sperrliste für Kontakte, die nicht mehr angeschrieben werden wollen.
WissenWiederkehrende interne Fragen sofort beantwortet, aus dem, was Sie selbst hinterlegt haben. Findet das Tool nichts, sagt es das ehrlich, statt zu raten.
OnboardingFür jeden neuen Mitarbeiter und jede neue Kundin oder jeden neuen Kunden eine Checkliste, was an Unterlagen noch fehlt. Der Vorgang schließt, sobald alle Pflichtpositionen da sind.

Anwendung

Für Betriebe mit klassischem Büroalltag.

Inhaber, Leitung und Mitarbeitende, die täglich mit Posteingang, Kundenkontakt, internem Wissen und Onboarding-Unterlagen zu tun haben.

kleine Betriebe
mittlere Betriebe
Inhaber
Leitung
Mitarbeitende
getrennte Zugänge

Ergebnis

Was damit möglich wird

Aus täglicher Handarbeit werden feste Abläufe.

Posteingang von Hand sortieren

Kategorie und Dringlichkeit sofort

vergessene Bewertungsanfragen

automatische Bitte nach dem Auftrag

Wissen in Köpfen

auffindbare Einträge

wiederkehrende Rückfragen

sofortige Antwort aus dem eigenen Bestand

fehlende Onboarding-Unterlagen

Checkliste je Vorgang

vier getrennte Programme

eine Anmeldung, eine Datenbank

Nutzen

Ihr konkreter Nutzen

Weniger Handarbeit, nichts geht verloren.

Der Nutzen ist qualitativ beschrieben. Die Verkaufsunterlage enthält bewusst keine erfundenen Zahlen und keine Erfolgsversprechen.

Ordnung im Posteingang ohne AufwandJede Nachricht bekommt sofort eine Kategorie und eine Dringlichkeit. Niemand muss mehr von Hand sortieren, bevor die eigentliche Arbeit beginnt.
Bewertungen kommen von selbst hereinStatt daran zu denken, wird die Bitte automatisch versendet und bei Bedarf einmal freundlich nachgefasst.
Wissen geht nicht verlorenÖffnungszeiten, Lagerorte, interne Abläufe: einmal eingetragen, jederzeit wiederfindbar, auch für neue Kolleginnen und Kollegen.
Onboarding ohne vergessene UnterlagenDie Checkliste zeigt auf einen Blick, was noch fehlt.
In Ihrer HandLäuft auf Ihrem eigenen Server, keine geteilte Datenbank mit anderen Kunden.

Datenschutz

Wo die Daten liegen

Was Sie Ihren Kunden sagen können.

Speicherung in Deutschland und der EU, eine getrennte Instanz je Kunde. Verschlüsselte Übertragung über TLS, Passwörter nur als Hash, Zugriff nur nach Anmeldung, Protokoll über wichtige Aktionen.

Löschfristen sind einstellbar und gelten für Posteingang, Bewertungsanfragen und Onboarding-Vorgänge. Auskunft und Löschung je betroffener Person auf Knopfdruck, als lesbares PDF zum Aushändigen. Eine AVV-Vorlage liegt bei und ist vor Produktivbetrieb mit den tatsächlichen Dienstleistern auszufüllen und rechtlich zu prüfen.

Der Posteingang speichert zwangsläufig Inhalte fremder E-Mails: Absender, Betreff und Text. Das ist bei geschäftlicher Kommunikation üblich, sollte aber im eigenen Datenschutz-Konzept berücksichtigt werden.

Preis

Preis und Vertrag

399 € Einrichtung, 69 € Servicevertrag je Monat.

Einführungspreis, gültig für Abschlüsse bis 31.12.2026. Alle Beträge netto zzgl. 19 % MwSt. Mindestlaufzeit des Servicevertrags 12 Monate, danach monatlich kündbar. Die Software gehört Ihnen und läuft auch ohne Servicevertrag weiter – ohne ihn erhalten Sie allerdings keine Aktualisierungen mehr.

Nicht enthalten, weil es direkt auf Ihren Namen läuft

ServerEin kleiner EU-Server, empfohlen 4 Kerne und 8 GB, Standort Deutschland. Vertragspartner sind Sie, nicht wir – so bleiben Ihre Daten in Ihrer Hand.
VersandgebührenNachrichten, die Sie aktiv über WhatsApp verschicken, rechnet Meta pro Nachricht mit Ihnen ab.
Keine Gebühr je MitarbeiterSie legen so viele Zugänge an, wie Sie brauchen.

Haben Sie bereits ein Paket von uns, läuft ein weiteres auf derselben Installation mit: dann 349 € einmalig und 39 € je Monat statt der Preise oben.

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FAQ

Häufige Fragen

Sortiert das wirklich richtig?

Nach festen, nachvollziehbaren Stichwörtern, keine Blackbox-KI. Jede Zuordnung lässt sich mit einem Klick korrigieren.

Wertet das meine Google-Bewertungen aus?

Nein. Das Tool bittet nur um eine Bewertung und merkt sich, wer schon angefragt wurde oder sich abgemeldet hat. Es liest und wertet keine Google-Bewertungen.

Erfindet das Wissenstool Antworten?

Nein. Es gibt ausschließlich das zurück, was vorher jemand eingetragen hat. Findet es nichts, sagt es das.

Prüft das die Unterlagen inhaltlich?

Nein, nur ob eine Position als eingegangen markiert wurde. Die inhaltliche Prüfung bleibt bei Ihnen.

Läuft das auf irgendeinem Server?

In einem Rechenzentrum in Deutschland, in Ihrer eigenen, getrennten Instanz, die Ihnen gehört.

Was kostet mich der Betrieb?

Ein kleiner eigener EU-Server plus optionaler Servicevertrag. Den aktuellen Serverpreis bitte beim Anbieter prüfen. Keine Fremd-Cloud nötig.